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pos機(jī)如何賬務(wù)處理
收款是企業(yè)出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)頻率比較高的流程節(jié)點(diǎn)之一，最主要的風(fēng)險(xiǎn)就是業(yè)務(wù)人員截留、挪用業(yè)務(wù)款，財(cái)務(wù)人員私自挪用業(yè)務(wù)款。不同的收款方式和收款業(yè)務(wù)類型，其風(fēng)險(xiǎn)和管理、防范重點(diǎn)也不一樣。企業(yè)在實(shí)際收款管理過程中應(yīng)針對不同的業(yè)務(wù)類型以及收款方式制定相應(yīng)的管理政策，確保收款業(yè)務(wù)的安全。
收款分類圖
// 按收款業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)間分 //
按收款業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)間可劃分為預(yù)收款、正常收款、應(yīng)收賬款。各種方式的收款管理分析如下：
1、預(yù)收款：
業(yè)務(wù)結(jié)束之前的收款為預(yù)收款，此時(shí)業(yè)務(wù)還未結(jié)束，企業(yè)和客戶還沒有實(shí)質(zhì)性的產(chǎn)品交付，流程中就比較難通過交付物管控來確認(rèn)款項(xiàng)收取進(jìn)度。此時(shí)一些業(yè)務(wù)員就有機(jī)會借此截留預(yù)收款，由于沒有交付物，企業(yè)也比較難發(fā)現(xiàn)。例如客戶定金、預(yù)付款、進(jìn)度款等。
目前防范的最有效辦法就是禁止業(yè)務(wù)人員收款。業(yè)務(wù)人員接觸不到收款業(yè)務(wù)，自然就沒有機(jī)會截留、挪用營業(yè)款項(xiàng)。
2、正常收款：
業(yè)務(wù)結(jié)束時(shí)完成清算并收款，如果有實(shí)物交付的業(yè)務(wù)與客戶完成實(shí)物交付。該類收款因涉及實(shí)物交付，因此可以通過管控交付物來間接管控收款。
如果企業(yè)的業(yè)務(wù)訂單、收款工作、交付物管控已實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)聯(lián)通并管控，收款工作就可以通過業(yè)務(wù)人員收取。例如4S店的維修收款，如果系統(tǒng)訂單、收款、出門放行實(shí)現(xiàn)了系統(tǒng)一體化管控，非現(xiàn)金收取就可以由業(yè)務(wù)調(diào)取系統(tǒng)收款二維碼或者刷卡來收取，收款信息自動(dòng)反饋到業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行核銷和出門管控。如果不能實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)一體化，允許業(yè)務(wù)收款就給業(yè)務(wù)人員留下了犯罪的空間，最有效的防范辦法就是禁止業(yè)務(wù)收款。
3、應(yīng)收賬款：
業(yè)務(wù)結(jié)束后先交付產(chǎn)品，在約定的時(shí)間內(nèi)客戶完成款項(xiàng)支付。該類款項(xiàng)的“收取”就需要企業(yè)財(cái)務(wù)進(jìn)行嚴(yán)格管控，包括客戶以及客戶應(yīng)收額度、賬期的管控。財(cái)務(wù)應(yīng)嚴(yán)格管控應(yīng)收客戶的范圍、額度和期限。如果管理不到位，業(yè)務(wù)就容易利用應(yīng)收賬款截留或挪用業(yè)務(wù)款項(xiàng)。
應(yīng)收賬款的催收常規(guī)操作是財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)定期跟蹤并督促業(yè)務(wù)，業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)客戶的催收。確保在約定時(shí)間內(nèi)按時(shí)回款。
通常企業(yè)都會制定應(yīng)收管理制度或者政策，實(shí)際業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)嚴(yán)格按制度執(zhí)行即可。
// 按收款方式分 //
按收款方式可分為現(xiàn)金收款和非現(xiàn)金收款。現(xiàn)金收款還可分為現(xiàn)金、刷卡、轉(zhuǎn)賬等，非現(xiàn)金收款如應(yīng)收票據(jù)。
一、現(xiàn)金收款
現(xiàn)金收款包括收取現(xiàn)金、刷卡、轉(zhuǎn)賬，不同的現(xiàn)金收款方式，操作及管理方式也有差異。
1、現(xiàn)金收款
收取現(xiàn)金只能由財(cái)務(wù)人員操作，資金管理制度中應(yīng)明確嚴(yán)禁業(yè)務(wù)人員收取客戶現(xiàn)金。雖現(xiàn)在客戶現(xiàn)金支付的比例越來越少，但一些行業(yè)還是有一定量的現(xiàn)金收取量。現(xiàn)金收取需要重點(diǎn)做好以下幾方面的工作：
1）、現(xiàn)金需要日清日結(jié)。收銀人員每日現(xiàn)金收款需與訂單核對一致并移交出納和會計(jì)，當(dāng)日營業(yè)收款應(yīng)禁止保留在收銀人員處過夜。如果不做到日清日結(jié)，收銀就容易出現(xiàn)資金挪用風(fēng)險(xiǎn)；
2）、原則上每日營業(yè)收款必須當(dāng)日存入對公賬戶，嚴(yán)禁坐支。特殊情況無法當(dāng)日存入銀行賬戶的，必須嚴(yán)格按公司要求存放。常用的現(xiàn)金存放有三種方式:
方式一：存入公司保險(xiǎn)柜。此種方式建議安裝攝像頭并和公安聯(lián)動(dòng)，同時(shí)購買現(xiàn)金保險(xiǎn)；
方式二：當(dāng)日存入銀行“保險(xiǎn)柜”。具體操作方式要看當(dāng)?shù)劂y行此種服務(wù)的提供方式，可以向合作銀行溝通了解；
方式三：由公司指定的管理層保管。此種管理方式不優(yōu)先推薦，只能是沒有其他辦法的情況下選擇。
很多企業(yè)都已經(jīng)開始要求現(xiàn)金“零”庫存，即當(dāng)日營業(yè)款必須存入公司賬戶。因此有條件的企業(yè)是可以執(zhí)行“零”現(xiàn)金管理，這是被實(shí)踐驗(yàn)證過可行的。
2、刷卡收款
刷卡包括銀行卡刷卡（含掃描客戶二維碼）和客戶掃描二維碼收款。目前的第三方收單機(jī)具都支持刷卡和掃描客戶二維碼收款。
目前客戶掃描公司收款二維碼操作有兩種模式，
模式一：掃描公司固定二維碼。例如支付寶、微信、銀聯(lián)收款二維碼等；
模式二：與業(yè)務(wù)訂單相匹配的二維碼。即每一筆訂單會生成專屬的二維碼，客戶進(jìn)行掃碼收款。該種模式需要公司的業(yè)務(wù)系統(tǒng)和第三方收單機(jī)構(gòu)進(jìn)行系統(tǒng)對接，好處是對接后就有條件將收款工作前置到業(yè)務(wù)一線，由業(yè)務(wù)人員進(jìn)行非現(xiàn)金收款。
刷卡收款常見風(fēng)險(xiǎn)如下：
風(fēng)險(xiǎn)一
利用私人POS機(jī)收款，資金不進(jìn)入公司賬戶。主要是業(yè)務(wù)私自收款導(dǎo)致。當(dāng)前采用的有效防范辦法就是利用一切機(jī)會告知客戶，所有款項(xiàng)只能交給財(cái)務(wù)，如果未交給財(cái)務(wù)一切后果自負(fù)。尤其是預(yù)收款，待公司發(fā)現(xiàn)時(shí)可能資金已經(jīng)被揮霍完了。
風(fēng)險(xiǎn)二
替換收款二維碼，將公司收款二維碼替換，導(dǎo)致收款資金進(jìn)入非公司賬戶。當(dāng)前采用的防范辦法是盡量少用固定二維碼收款，或者財(cái)務(wù)加強(qiáng)收款二維碼管控，定期和不定期檢查。
風(fēng)險(xiǎn)三
業(yè)務(wù)私自收款，挪用或截留資金后，通過刷自己或借用他人銀行卡將資金歸還或截留后的資金支付到公司。當(dāng)前防范辦法就是禁止公司員工刷卡支付客戶訂單。審計(jì)可重點(diǎn)關(guān)注同一銀行卡的高頻刷卡行為。
風(fēng)險(xiǎn)四
付款人與訂單簽訂人不一致，且沒有代付款說明，可能導(dǎo)致官司或資金損失。當(dāng)前防范辦法就是對于金額相對較大的訂單業(yè)務(wù)，如果付款人和訂單簽訂人不一致，必須簽訂代付款說明并提供雙方身份證明文件復(fù)印件。
3、轉(zhuǎn)賬收款
轉(zhuǎn)賬收款相對比較簡單，就是客戶將資金轉(zhuǎn)入公司指定賬戶。
轉(zhuǎn)賬收款會涉及到收款認(rèn)領(lǐng)的問題。收款認(rèn)領(lǐng)很難做到完全自動(dòng)化，最有效的辦法就是自動(dòng)+手動(dòng)。如果企業(yè)有系統(tǒng)支持，建議優(yōu)先讓系統(tǒng)自動(dòng)匹配，系統(tǒng)無法匹配部分再人工處理。例如匯款信息備注得不夠詳細(xì)，系統(tǒng)就無法自動(dòng)匹配，只能手動(dòng)匹配。
各家企業(yè)系統(tǒng)化程度不同，業(yè)務(wù)模式也不同，因此很難有一個(gè)通用的方法解決收款認(rèn)領(lǐng)的問題。企業(yè)收款主要是業(yè)務(wù)收款，因此收款認(rèn)領(lǐng)一定是資金與業(yè)務(wù)協(xié)同完成，資金及時(shí)將收款信息同步給業(yè)務(wù)，業(yè)務(wù)及時(shí)反饋確認(rèn)。
如果公司信息系統(tǒng)搭建比較完善，就可以通過往來款認(rèn)領(lǐng)平臺進(jìn)行認(rèn)領(lǐng)，認(rèn)領(lǐng)后的賬務(wù)處理也可以利用一體化的信息系統(tǒng)進(jìn)行自動(dòng)處理。如果公司沒有共享信息平臺，現(xiàn)在共享信息軟件比較多，也可以借助外部共享軟件（例如騰訊文檔）進(jìn)行實(shí)時(shí)共享，實(shí)現(xiàn)收款的快速認(rèn)領(lǐng)。
如果付款人與訂單簽訂人（應(yīng)收客戶）不一致，付款用途未注明或者不清晰的，必須簽訂代付款說明并提供雙方身份證明文件復(fù)印件，否則可能導(dǎo)致官司或資金損失。
二、非現(xiàn)金收款
非現(xiàn)金收款有兩類，一類是后續(xù)會收到現(xiàn)金，一類是直接抵用，后續(xù)也收不到現(xiàn)金。兩種業(yè)務(wù)管理要求也有一些細(xì)微的差異。
第一類：后續(xù)會收到現(xiàn)金。
主要包括應(yīng)收票據(jù)、支票、信用證等憑證性的收款。該類業(yè)務(wù)收款應(yīng)重點(diǎn)核驗(yàn)收到憑證的真實(shí)性，常用的方法是收到后送銀行代為聯(lián)網(wǎng)核驗(yàn)。收取原件時(shí)必須復(fù)印存檔，并登記詳細(xì)臺賬備查。在票據(jù)使用前應(yīng)視同現(xiàn)金進(jìn)行保管。
第二類：優(yōu)惠券、抵用券等直接抵用無后續(xù)資金到賬。該類非現(xiàn)金收款重點(diǎn)是核驗(yàn)各類憑證的真實(shí)性，以及使用是否符合公司相應(yīng)規(guī)定。同時(shí)收取抵用時(shí)應(yīng)在原券上做使用標(biāo)記，以防被重復(fù)使用。如果是電子券就不需要核驗(yàn)真?zhèn)危枰皆谙到y(tǒng)中進(jìn)行使用情況維護(hù)。該類收款原則上也需要登記臺賬進(jìn)行管理。
// 未來展望 //
隨著科技的發(fā)展，未來收款工作會逐步發(fā)展為自主支付為主，人工收款為輔。目前一些商超例如家樂福、全家等已經(jīng)實(shí)現(xiàn)購物自助結(jié)算，對于汽車購買這樣的大額支付要實(shí)現(xiàn)自助結(jié)算預(yù)計(jì)還需要一些時(shí)間，但這也是一種趨勢。如果能實(shí)現(xiàn)大額支付的自助結(jié)算，就可以很大程度上節(jié)省收銀的工作量、減少收款過程中的人為風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的降本增效。
未來要實(shí)現(xiàn)大額支付的自助結(jié)算，至少還有以下一些工作需要提前籌備：
企業(yè)的信息化建設(shè)，只有企業(yè)實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)訂單系統(tǒng)、結(jié)算收銀系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)一體化之后，才有條件實(shí)施自助結(jié)算；自助收銀機(jī)的技術(shù)更新，目前一些收銀機(jī)支持的支付方式有限，大部分只支持支付寶、微信，大額收款的刷卡交易以及實(shí)名認(rèn)證功能還未完善；對于大額交易，訂單客戶與繳款客戶不一致的解決方案需要進(jìn)一步完善，要實(shí)現(xiàn)自助收款就需要自動(dòng)進(jìn)行實(shí)名驗(yàn)證并自助完成代付款協(xié)議的簽訂。對于代付款目前仍是簽訂紙質(zhì)協(xié)議；最重要的一點(diǎn)是公司管理層意識的轉(zhuǎn)變，接納并積極使用新科技，利用科技提高生產(chǎn)力。新的結(jié)算方式可能會帶來新的風(fēng)險(xiǎn)，但只要節(jié)省的成本足以覆蓋風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)能有效提高效率，就沒有理由擔(dān)心和拒絕。實(shí)際收款業(yè)務(wù)中還有很多的細(xì)節(jié)需要注意，也有很多的技巧可以提高工作效率，需要我們在實(shí)際工作中去不停地探索和提高。
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